Un employeur attentif à la réalisation du plein potentiel de son personnel
AXE 3.1 : Philosophie de gestion de ressources humaines
- AMÉLIORER la visibilité du Collège Montmorency en tant qu’employeur de choix à l’externe.
Afin de faire rayonner le Collège en tant qu’employeur de choix, nous avons multiplié les publications sur nos diverses plateformes : LinkedIn, Facebook, site Web… Nous avons mené une campagne pour recruter des enseignants en soins infirmiers. Nous avons atteint plus de 13 000 personnes avec des publications Facebook invitant des candidats pour des charges de cours. Nous avons également publié une quinzaine d’articles sur notre site Web faisant la promotion du savoir-faire et projets novateurs portés par des employés du Collège. - AMÉLIORER la visibilité du Collège Montmorency en tant qu’employeur de choix à l’interne.
Au courant de l’année, nous avons accru l’utilisation de notre site intranet (plus de 100 nouvelles) et nous nous sommes dotés de plus de 7 plans de communication pour informer le personnel des grands et petits projets de notre institution. Nous y avons aussi dirigé la plupart de nos communications concernant le personnel. - AMÉLIORER les outils de recrutement.
Nous avons implanté au cours de l’année le module COBA Dotation pour le personnel-cadre, le personnel de soutien, le personnel non enseignant et pour le personnel enseignant externe. - FAVORISER l’intégration et la satisfaction du personnel au Collège.
Nous avons révisé le programme d’accueil du nouvel employé en bonifiant le contenu de la rencontre d’accueil. - ACCROÎTRE le niveau de mobilisation dans les équipes.
Tout au long de l’année, nous avons organisé des événements sociaux : accueil de la rentrée, fête de Noël des enfants, fête de Noël, Grande virée montmorencienne, hommage aux retraités…
- RECONNAÎTRE l’implication et le rayonnement des membres du personnel à l’intérieur et à l’extérieur du Collège.
Présentation d’une candidature au Prix de la reconnaissance de la Capitale. - FAIRE RAYONNER le volet de la reconnaissance au Collège dans toutes les sphères de l’organisation.
Les projets de reconnaissance de ce volet ont été reportés à l’an prochain. Nous avons toutefois revu les modalités de fonctionnement de l’Ordre François de Montmorency Laval.
- FAVORISER un lieu d’échanges pour répondre aux préoccupations des employés en matière de conciliation travail, études et vie personnelle.
Nous avons mis sur pied un plan d’action en lien avec le programme 0-5-30 au sein du comité santé et mieux être. Un sondage a été réalisé et analysé avec la collaboration du CISSS de Laval. Un appel de projets a aussi été lancé pour la réalisation d’initiatives de promotion et de sensibilisation. - PROMOUVOIR le programme de retour au travail du personnel en invalidité.
Le programme de soutien à l’ergonomie a été mis à jour et trois nouvelles personnes ont été formées pour que celles-ci puissent effectuer des évaluations ergonomiques de postes de travail. - ENCOURAGER les comportements empreints de respect et de civilité au sein de la communauté montmorencienne.
Nous avons instauré le concept de Zone positive consistant en un affichage dans les secteurs services aux étudiants et aux membres du personnel afin de rappeler les notions de respect et de courtoisie. Nous avons également amorcé la rédaction de la politique pour contrer les violences à caractère sexuel. Du côté de la formation continue, une formation sur la civilité a aussi été donnée. - ASSURER un accès et un traitement équitables des mesures de contraintes horaires.
Nous avons révisé le cadre de référence des contraintes horaires en sous-comité du CRT pour les membres du personnel enseignant.
- SENSIBILISER les membres de la communauté montmorencienne aux bonnes pratiques en santé et sécurité au travail.
Nous avons fait la promotion de la santé et de la sécurité au travail avec une diffusion mensuelle sur nos écrans dynamiques. Nous avons complété la rédaction du guide pratique pour les départements d’arts visuels et de chimie. - SENSIBILISER le personnel à l’importance de la santé et du mieux-être.
Le Défi Santé Montmorency a recruté 996 participants dans 11 activités à l’automne 2017, représentant ainsi près de 47 heures d’activités. Pour l’édition hivernale, le Défi a rejoint 874 personnes dans 14 activités totalisant plus de 41 heures.
AXE 3.2 : Perfectionnement et développement professionnels
- ORGANISER et offrir une gamme de formations au Collège pour le personnel.
Nous avons sélectionné une solution informatique pour appuyer la gestion des formations. Les besoins de perfectionnement ont été évalués pour le progiciel de gestion COBA, pour les outils de travail collaboratif et du service à la clientèle. Plus d’une centaine de formations ont été offertes en lien avec ces besoins. - SOUTENIR le personnel-cadre dans leur développement.
Tous les gestionnaires ont été rencontrés. Du coaching et du soutien ont été offerts sur la gestion efficace. Une formation a aussi été donnée en lien avec la mise sur pied du bureau de projets ainsi que sur la gestion du risque. - HARMONISER les pratiques de gestion et soutenir les cadres.
Nous avons entrepris des démarches avec l’Universit Laval pour offrir un microprogramme en gestion des organisations. Nous avons aussi amorcé un processus permettant aux gestionnaires de faire un bilan de leurs compétences. - RÉPERTORIER les besoins en termes de perfectionnement et soutenir les employés dans le développement de leurs compétences.
Dans le but d’améliorer les compétences langagières du personnel, nous avons rédigé de nouveaux tests de français en collaboration avec une professeure de français et une conseillère pédagogique. Une formation pourra être offerte après la passation du test de français.
AXE 3.3 :Communications internes et processus administratifs
- RÉVISER le plan stratégique.
Un plan stratégique 2014-2020 révisé a été adopté par le conseil d’administration en juin 2018. - FAVORISER la collaboration.
Afin de favoriser la collaboration avec les coordonnateurs de départements et de programmes, des plages horaires ont été réservées et ont permis plusieurs rencontres avec des gestionnaires. - DOTER le Collège d’une plateforme de collaboration numérique.
Dans l’objectif de finaliser l’implantation de la plateforme collaborative Office 365 ,nous avons demandé un audit externe de l’infrastructure prérequise pour la migration; identifié des sous-projets préalables à la migration; préparé et mis en œuvre plusieurs sous-projets préalables, fait de la sensibilisation auprès de principales parties prenantes du projet et identifié des besoins en formation pour le personnel administratif et le corps professoral. Selon les préalables identifiés, la migration a été réévaluée et reportée à l’année 2018-2019. Le personnel de la DTIDI a eu un atelier de présentation de l’écosystème Office 365. Des formations seront données au personnel à partir de l’hiver 2019. - IDENTIFIER les bâtiments et les lieux publics du Collège.
La création d’un comité de toponymie a été reportée en 2018-2019. Cependant, nous avons ajouté de la signalisation intérieure en améliorant notamment la numérotation des cages d’escalier.
- SE DOTER d’un cadre de référence en matière du développement institutionnel et de technologie de l’information.
Dans le cadre de la mise en place de notre plan directeur en développement institutionnel et en technologie de l’information, nous avons lancé des démarches préalables : 21 rencontres en assemblées départementales; sondage de satisfaction pour le service d’impression; inventaire et mise en place d’un système de gestion de licences et contrats de logiciels; plan triennal de renouvellement du parc informatique (ordinateurs, tablettes, équipement multimédia et logiciels); intégration du service d’impression, analyses et amélioration du processus. Ces travaux se poursuivront en 2018-2019. - OPTIMISER l’utilisation des différents systèmes de gestions du Collège.
Dans le but d’améliorer l’utilisation du système de gestion COBA, nous avons organisé des rencontres avec la majorité des services et des directions afin de compiler leurs besoins. Un premier tableau de nord a été mis en place et celui-ci permet de partager des informations de façon uniforme pour tous les services concernés, ce qui facilite le calcul et le suivi de la tâche enseignante.Nous avons aussi entrepris l’implantation d’une base de données recueillant des informations provenant COBA. - ANALYSER ET DOCUMENTER le processus de gestion d’identité du personnel (accès, droits, actifs, etc.).
Nous avons entrepris la mise sur pied d’un visant à préciser les processus de création, de modification et de fermeture des droits d’accès des membres du personnel aux différents outils et systèmes informatiques du Collège. L’objectif est, notamment, de développer un système qui communique avec l’ensemble des systèmes afin d’automatiser les processus.Ce projet est échelonné sur 3 ans et se poursuivra donc en 2018-2019. - STANDARDISER les méthodes et les processus liés au service à la clientèle.
Dans le cadre de la phase 1 de l’implantation de la norme ISO-29110 pour le volet du service à la clientèle, nous avons amorcé la mise en place d’un processus de gestion des incidents et de demandes de service. Plusieurs mises à jour et standardisations ont été effectuées en lien avec cet objectif. - AMÉLIORER la qualité des services d’organisation d’événements.
La rédaction d’un guide d’événements pour faciliter l’organisation logistique a été reportée en 2018-2019. - DÉVELOPPER la capacité de gestion de projets institutionnels.
Nous avons amorcé la création d’une méthodologie de projets institutionnels. Les grands principes de cette méthodologie ont été définis. - AMÉLIORER la qualité des services des ressources matérielles.
Dans le cadre de la révision nécessaire des procédures de cadenassage, nous avons obtenu un inventaire de tous les appareils mécaniques concernés. Environ 600 fiches techniques ont été déposées et les employés concernés ont été consultés.Nous avons aussi évalué les besoins de divers services quant à leur besoin de se doter d’un système informatique.Nous avons obtenu un rapport d’état et diagnostic de tous les systèmes de ventilation, avec mise à jour mécanique lorsque jugée nécessaire.Enfin, nous avons réalisé le changement organisationnel de la conversion de la boutique du Collège en un partenariat (gestion locative) avec la fédération des coopératives en milieu scolaire (COOPSCO).
Axe 3.4 : Ressources financières et matérielles
- AMÉLIORER la lecture de l’état de vétusté du bâtiment.
Nous avons mis à jour nos données à la suite du projet de relèvement des toitures.Concernant la construction du bloc D, nous avons produit des audits mensuels sur l’évolution des travaux. Tous les besoins en lien avec cette nouvelle construction ont été recueillis et le plan de mise en œuvre pourra donc être déployé pour 2019.Nous avons par ailleurs rencontré une firme d’architectes pour amorcer le plan de développement immobilier.Par ailleurs, nous avons mené à bien divers travaux de réaménagement : Restaurant école L’A+mbroisie; trois bassins de toitures refaits en membranes blanches; quai de marchandise de la cafétéria refait à neuf et installations d’un mur coupe-son pour le dépoussiéreur; agrandissement du Centre de formation continue aux Galeries Laval à l’automne-2017 pour 3500 pi2 soit cinq classes additionnelles; changement complet du panneau d’alarme incendie avec système de haut-parleurs placés dans plusieurs lieux du Collège. - RÉDUIRE le risque lié à la désuétude de composantes du système de sécurité informatique du collège.
Nous avons amorcé le remplacement du pare-feu. Ce processus a permis de franchir les étapes suivantes : définition des besoins; étude du marché; élaboration du devis technique pour un éventuel appel d’offres; définition du mandat d’appel d’offres pour Collecto; évaluation des solutions proposées par les fournisseurs retenus dans l’appel d’offres de Collecto. - AMÉLIORER la performance du réseau informatique.
Le rehaussement à 10 Go des liens réseaux a été effectué dans trois secteurs du Collège. Les deux commutateurs du noyau central ont été mis à jour.
- TRADUIRE les coûts réels des activités dans la prise de décision.
L’analyse des coûts lors de l’élaboration d’un programme d’études fait maintenant partie du gabarit d’évaluation. Cet outil a été mis en place lors de l’élaboration des deux nouveaux programmes Techniques d’intégration multimédia et Techniques d’éducation spécialisée.
- DIVERSIFIER les sources de revenus.
Nous avons amorcé une réflexion à propos d’un nouveau mode de gestion du stationnement. Nous avons modernisé les terminaux de point de vente du stationnement, améliorant la fluidité des entrées. Une étude est en cours de réalisation sur la gestion du stationnement.